Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020: các thành phần và cách trình bày

Văn bản của UBND xã, phường bị trả lại thường không vì nội dung sai, mà vì sai thể thức: thiếu một thành phần, đặt sai vị trí hoặc dùng sai phông chữ. Bài này tóm tắt các thành phần thể thức và thông số trình bày chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP để Văn phòng soạn văn bản có thể đối chiếu nhanh.

Thể thức văn bản gồm những thành phần nào?

Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính gồm các thành phần chính sau:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
• Số và ký hiệu của văn bản.
• Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
• Nội dung văn bản.
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
• Nơi nhận.

Ngoài các thành phần trên, tùy từng văn bản có thể có thêm một số thành phần bổ sung như dấu chỉ mức độ khẩn hoặc chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. Cách trình bày và vị trí từng thành phần được hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục I của Nghị định.

Thông số trình bày cần nhớ

Phụ lục I của Nghị định 30/2020 quy định các thông số trình bày chính:

• Khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm), trình bày theo chiều dài. Chỉ khi văn bản có bảng biểu không làm thành phụ lục riêng mới có thể trình bày theo chiều rộng.
• Lề trang: trên và dưới khoảng 20 đến 25 mm, trái khoảng 30 đến 35 mm, phải khoảng 15 đến 20 mm.
• Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001, màu đen.
• Cỡ chữ và kiểu chữ quy định riêng cho từng thành phần. Ví dụ Quốc hiệu cỡ 12 đến 13, Tiêu ngữ cỡ 13 đến 14 và in đậm.
• Số trang đánh bằng chữ số Ả Rập từ số 1, cỡ chữ 13 đến 14, canh giữa phần lề trên, không hiển thị số ở trang đầu.

Công cụ của Trợ Lý Hành Chính AI trình bày thế nào?

Khi xuất ra Word, bản nháp được dàn trang trên khổ A4 với phông Times New Roman cỡ 14, giãn dòng 1,5 và lề 2 cm (trên), 2 cm (dưới), 3 cm (trái), 1,5 cm (phải). Các thông số này nằm trong khoảng Nghị định cho phép. Tuy vậy, cỡ chữ từng thành phần và vị trí chi tiết vẫn cần bạn đối chiếu lại với Phụ lục I trước khi trình ký.

5 lỗi thể thức thường gặp

• Thiếu hoặc sai Tiêu ngữ, hoặc để Quốc hiệu và Tiêu ngữ sai cỡ chữ, kiểu chữ.
• Số và ký hiệu không đúng quy tắc của cơ quan hoặc viết sai vị trí so với tên loại văn bản.
• Địa danh và ngày tháng thiếu hoặc không khớp với ngày ký thực tế.
• Trích yếu quá chung chung, người nhận không biết văn bản nói về việc gì.
• Thiếu nơi nhận hoặc nơi nhận không liệt kê đúng cơ quan cần gửi, nên văn bản không đến đúng người xử lý.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP có thể được sửa đổi, bổ sung bởi văn bản mới, nên khi soạn văn bản chính thức hãy đối chiếu bản còn hiệu lực tại thời điểm ban hành. Mọi bản nháp do AI soạn đều cần cán bộ rà soát thông tin, căn cứ, thẩm quyền và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.