Cách soạn thảo công văn của UBND xã/phường: bố cục, cách viết và lỗi thường gặp

Công văn là loại văn bản dùng nhiều nhất ở UBND xã, phường: đề nghị phối hợp, trả lời cấp trên, hướng dẫn thôn tổ, đôn đốc báo cáo. Vì dùng nhiều nên dễ viết quen tay và mắc những lỗi nhỏ lặp lại. Bài này nêu bố cục một công văn và cách viết từng phần.

Công văn khác các loại văn bản khác ở điểm nào?

Công văn là văn bản hành chính không có tên loại ghi trước trích yếu như Thông báo hay Tờ trình. Thay vào đó, trích yếu được viết dưới số và ký hiệu, thường bắt đầu bằng "V/v" (về việc). Công văn có phần "Kính gửi" nêu rõ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận.

Bố cục một công văn

• Phần đầu: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, trích yếu "V/v ...".
• Kính gửi: nêu đúng tên cơ quan, đơn vị nhận. Nhiều nơi nhận thì liệt kê từng nơi.
• Mở đầu: nêu lý do hoặc căn cứ gửi công văn, ví dụ "Thực hiện chỉ đạo của ..." hoặc "Xét đề nghị của ...".
• Nội dung: nêu rõ việc đề nghị hoặc trả lời, chia ý theo từng đoạn hoặc từng gạch đầu dòng.
• Kết thúc: nêu yêu cầu cụ thể về thời hạn, đầu mối liên hệ và câu kết lịch sự.
• Phần cuối: chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, nơi nhận.

Cách viết trích yếu cho đúng

Trích yếu là câu ngắn tóm tắt nội dung công văn, giúp người nhận biết ngay văn bản nói về việc gì. Trích yếu tốt chỉ ra việc cụ thể ("V/v báo cáo kết quả thực hiện chương trình giảm nghèo năm 2026"), còn trích yếu quá chung ("V/v đề nghị phối hợp") khiến công văn dễ bị xếp vào diện chưa gấp.

Viết nội dung sao cho người nhận làm được ngay

• Mỗi công văn chỉ nên đề nghị một việc chính. Nhiều việc khác nhau nên tách thành nhiều công văn.
• Nêu rõ ai làm, làm gì, trước ngày nào, gửi kết quả cho ai.
• Trả lời công văn thì nêu số, ngày và trích yếu của công văn được trả lời để người nhận tra được.
• Câu ngắn, đúng giọng hành chính. Tránh câu quá dài làm mờ yêu cầu chính.

Soạn nhanh với công cụ Văn phòng - Thống kê

Với công cụ Văn phòng - Thống kê, bạn nhập mục đích công văn, cơ quan nhận và thông tin chính (căn cứ, thời hạn, đầu mối). Công cụ trả về bản nháp có đủ bố cục. Những chỗ bạn chưa cung cấp (số văn bản, ngày tháng, số liệu) được để trống để bạn điền đúng thực tế.

5 lỗi thường gặp khi soạn công văn

• Trích yếu chung chung hoặc để trống, người nhận không biết văn bản nói về việc gì.
• Kính gửi sai hoặc thiếu cơ quan cần nhận, nên công văn không đến đúng nơi xử lý.
• Không nêu căn cứ hoặc không dẫn số, ngày của văn bản được trả lời.
• Không ghi thời hạn thực hiện, nên người nhận không biết cần trả lời trước khi nào.
• Nội dung gộp nhiều việc khác nhau vào một công văn, khó theo dõi và dễ bỏ sót.

Thể thức và cách trình bày công văn cần đối chiếu Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy chế văn thư của cơ quan bạn, vì có thể được sửa đổi hoặc hướng dẫn chi tiết thêm. Mọi bản nháp do AI soạn đều cần cán bộ rà soát thông tin, căn cứ, thẩm quyền và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.