Cách viết Giấy triệu tập họp của UBND xã/phường: khác gì Giấy mời họp?

Giấy triệu tập và Giấy mời đều dùng để gọi người dự họp, nhưng sắc thái khác nhau. Văn phòng xã, phường thường phải soạn Giấy triệu tập khi cần các ban ngành, đoàn thể, thôn tổ có mặt đủ để triển khai một việc cụ thể, ví dụ công tác tuyển quân hay phòng chống bão lụt. Bài này nêu cách viết và những lỗi dễ mắc.

Giấy triệu tập khác Giấy mời họp ở điểm nào?

Giấy mời nằm trong danh sách các loại văn bản hành chính tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP; Giấy triệu tập không được liệt kê trong Điều 7, nên cách dùng và mẫu trình bày theo quy chế làm việc và thông lệ của từng cơ quan (thể thức chung vẫn theo Nghị định). Trong thực tế, Giấy mời thường dùng khi mời đại biểu hoặc đơn vị tham dự, còn Giấy triệu tập dùng khi cấp có thẩm quyền yêu cầu các thành phần phải có mặt để thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy giọng văn Giấy triệu tập thường dứt khoát hơn, nêu rõ yêu cầu có mặt đúng giờ và chuẩn bị nội dung được giao.

Lưu ý: "Giấy triệu tập" trong hoạt động tố tụng (do cơ quan điều tra, tòa án ban hành) tuân theo mẫu và quy định riêng, không thuộc phạm vi bài này.

Một Giấy triệu tập họp cần có những gì?

Giấy triệu tập được soạn đầy đủ thể thức văn bản hành chính: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng. Phần nội dung gồm:

• Căn cứ hoặc lý do triệu tập (chỉ đạo của cấp trên, kế hoạch công tác).
• Thành phần triệu tập: nêu rõ từng ban, ngành, đoàn thể, thôn, tổ.
• Thời gian: giờ, thứ, ngày, tháng, năm.
• Địa điểm: tên phòng họp hoặc hội trường cụ thể.
• Nội dung họp và người chủ trì.
• Yêu cầu chuẩn bị: báo cáo, số liệu, tài liệu mang theo.
• Nơi nhận, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan.

Ví dụ: triệu tập các ban ngành họp về công tác tuyển quân

Đầu vào bạn nhập có thể chỉ cần một câu: "Triệu tập các ban ngành, đoàn thể họp triển khai công tác tuyển quân năm 2027, họp lúc 14 giờ thứ Năm tại hội trường UBND xã, Chỉ huy trưởng Ban CHQS xã chủ trì."

Từ đó, bản nháp có đủ phần thành phần triệu tập, thời gian, địa điểm, người chủ trì, nội dung và nhắc chuẩn bị báo cáo của từng ban ngành. Những chỗ bạn chưa cung cấp (số văn bản, ngày ký) được để trống để bạn điền đúng thực tế.

5 lỗi thường gặp

• Thiếu thứ trong tuần hoặc ghi ngày giờ không nhất quán, nên nhiều người nhầm lịch.
• Địa điểm chung chung, người dự không biết vào phòng nào.
• Liệt kê thành phần không rõ, nên một số ban ngành không biết mình thuộc diện triệu tập.
• Không nêu nội dung cần chuẩn bị, đến họp mới phát hiện thiếu báo cáo.
• Gửi sát giờ họp, người nhận không kịp sắp xếp.

Thể thức và cách dùng từng loại văn bản cần đối chiếu Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy chế làm việc của đơn vị, vì có thể được sửa đổi hoặc hướng dẫn thêm. Mọi bản nháp do AI soạn đều cần cán bộ rà soát thông tin, căn cứ, thẩm quyền và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.