Quy trình soạn thảo văn bản hành chính ở cấp xã: 6 bước từ chuẩn bị đến trình ký

Soạn thảo văn bản hành chính ở xã, phường thường bị dồn vào phút cuối: lãnh đạo giao việc buổi sáng, buổi chiều phải trình ký. Một quy trình ngắn, làm theo thứ tự, giúp văn bản ít phải sửa đi sửa lại. Bài này nêu 6 bước thực tế, áp dụng cho hầu hết các loại văn bản.

Bước 1: Xác định mục đích và loại văn bản

Hỏi trước: văn bản này để làm gì và gửi cho ai? Mục đích quyết định loại văn bản: thông báo một việc đã quyết, đề nghị cấp trên giải quyết (Tờ trình), phối hợp với cơ quan khác (Công văn), tổng hợp kết quả (Báo cáo) hay triển khai một việc (Kế hoạch). Chọn sai loại văn bản thì cả bố cục đều phải làm lại.

Bước 2: Kiểm tra thẩm quyền ban hành và người ký

Xác định văn bản do cơ quan nào ban hành và ai có thẩm quyền ký. Thẩm quyền ký ở mỗi xã, phường có thể do quy chế làm việc quy định, nên cần đối chiếu quy chế của đơn vị mình thay vì làm theo thói quen.

Bước 3: Thu thập thông tin, căn cứ và số liệu

• Căn cứ pháp lý hoặc văn bản chỉ đạo của cấp trên (số, ngày, trích yếu).
• Số liệu thật từ nguồn đáng tin: không ước chừng, ghi rõ số liệu lấy đến ngày nào.
• Thời gian, địa điểm, thành phần, đầu mối liên hệ nếu văn bản có yêu cầu.

Bước 4: Soạn bản nháp theo bố cục chuẩn

Dựa trên loại văn bản đã chọn, soạn bản nháp theo đúng bố cục. Nếu thời gian gấp, có thể dùng công cụ AI để dựng khung từ thông tin bạn đã thu thập, sau đó chỉnh sửa. Bản nháp AI luôn cần người rà soát lại thông tin, căn cứ và giọng văn.

Bước 5: Kiểm tra thể thức và chính tả

• Đủ các thành phần thể thức: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng, trích yếu, nội dung, chữ ký, nơi nhận.
• Số liệu và ngày tháng khớp nhau trong toàn văn bản (số bằng số và bằng chữ, ngày ký và ngày hiệu lực).
• Tên cơ quan, chức danh, họ tên viết đúng, không sai chính tả.
• Phông chữ, khổ giấy, lề trang đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Bước 6: Rà soát cuối và trình ký

Đọc lại toàn văn bản một lần nữa với tư cách người nhận: có hiểu ngay cần làm gì, làm trước khi nào không? Sau đó trình người có thẩm quyền ký. Lưu bản gốc và ghi lại những chỗ đã sửa sau khi lãnh đạo góp ý để lần sau soạn nhanh hơn.

4 lỗi thường gặp trong quy trình soạn thảo

• Soạn ngay mà chưa xác định rõ loại văn bản và mục đích, dẫn đến phải viết lại.
• Dùng số liệu chưa kiểm chứng hoặc đã cũ, nhất là trong báo cáo và tờ trình.
• Bỏ qua bước kiểm tra thể thức vì thời gian gấp, nên văn bản bị trả lại.
• Trình ký khi chưa đọc lại toàn văn, dẫn đến sai sót nhỏ về tên, ngày tháng.

Thể thức và thẩm quyền ban hành cần đối chiếu Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy chế làm việc của đơn vị, vì có thể được sửa đổi hoặc hướng dẫn thêm. Mọi bản nháp do AI soạn đều cần cán bộ rà soát thông tin, căn cứ, thẩm quyền và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.