Cách lập kế hoạch kiểm kê và biên bản kiểm kê tài sản công ở cấp xã

Cuối năm, kế toán xã, phường thường phải kiểm kê tài sản công tại trụ sở UBND, trường học, trạm y tế và các cơ sở khác. Kiểm kê dễ bị làm qua loa vì nhiều đầu việc, trong khi số liệu sai sẽ kéo theo sai lệch ở báo cáo và đề xuất thanh lý. Bài này nêu cách lập kế hoạch kiểm kê, biên bản kiểm kê và đề xuất thanh lý đúng bố cục.

Cần chuẩn bị những thông tin gì?

Kiểm kê chỉ chính xác khi có đủ dữ liệu đầu vào. Văn bản không được tự bịa số liệu tài sản, nên hãy chuẩn bị:

• Danh mục tài sản của từng cơ quan, đơn vị thuộc xã (trụ sở, thiết bị, phương tiện, trường học, trạm y tế...).
• Nguyên giá và giá trị còn lại theo sổ sách.
• Tình trạng sử dụng: đang dùng tốt, đang dùng nhưng xuống cấp, hư hỏng không còn sử dụng.
• Thời điểm kiểm kê, thành phần Tổ kiểm kê và phân công từng khu vực.

Bố cục Kế hoạch kiểm kê tài sản công

• Mục đích, yêu cầu của đợt kiểm kê.
• Phạm vi: các cơ quan, đơn vị và loại tài sản được kiểm kê.
• Thời điểm khóa sổ và thời gian thực hiện.
• Tổ chức thực hiện: Tổ kiểm kê, phân công từng người, từng khu vực.
• Phương pháp kiểm kê: đối chiếu sổ sách với thực tế tại nơi đặt tài sản.
• Tiến độ và thời hạn báo cáo kết quả.
• Kinh phí và điều kiện bảo đảm (nếu có).

Bố cục Biên bản kiểm kê tài sản

Biên bản kiểm kê ghi lại kết quả đối chiếu giữa sổ sách và thực tế. Các phần chính gồm:

• Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia kiểm kê.
• Danh mục tài sản kèm số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại theo sổ sách.
• Số lượng và tình trạng thực tế kiểm đếm được.
• Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế (thừa, thiếu) và nguyên nhân.
• Đề xuất xử lý: tiếp tục sử dụng, sửa chữa, hoặc đề nghị thanh lý.
• Chữ ký của các thành phần tham gia kiểm kê.

Từ biên bản đến đề xuất thanh lý

Tài sản hết khấu hao, hư hỏng không còn sử dụng sau kiểm kê có thể được đề xuất thanh lý bằng Tờ trình gửi cấp có thẩm quyền. Tờ trình cần ghi rõ danh mục tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, tình trạng sử dụng và lý do đề nghị thanh lý. Việc phê duyệt thanh lý thuộc thẩm quyền của cấp có thẩm quyền theo quy định, không phải xã tự quyết định.

5 lỗi thường gặp khi kiểm kê tài sản công

• Chỉ đối chiếu sổ sách mà không kiểm đếm thực tế tại nơi đặt tài sản.
• Ghi nguyên giá và giá trị còn lại không khớp sổ kế toán.
• Bỏ sót tài sản ở các điểm xa trụ sở như trường học, trạm y tế, nhà văn hóa thôn.
• Có chênh lệch nhưng không ghi nguyên nhân, nên khó giải trình khi kiểm tra.
• Đề xuất thanh lý khi chưa xác định rõ tình trạng thực tế của tài sản.

Công cụ Tài chính - Kế toán soạn theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và các văn bản hướng dẫn mà ứng dụng đang áp dụng. Các văn bản này có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, nên cần đối chiếu bản còn hiệu lực tại thời điểm kiểm kê. Không nên đưa số liệu tài sản chưa kiểm chứng vào văn bản. Mọi bản nháp do AI soạn đều cần cán bộ rà soát thông tin, căn cứ, thẩm quyền và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.