Cách viết Tờ trình của UBND xã, phường: bố cục chung và 3 loại thường gặp

Tờ trình là văn bản UBND xã, phường dùng để đề xuất với cấp trên giải quyết một việc cần phê duyệt hoặc quyết định. Tờ trình nằm trong danh mục các loại văn bản hành chính tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cán bộ xã gặp nhiều nhất ba loại: xin cấp kinh phí, đề nghị về đất đai (thu hồi, giao đất, chuyển mục đích sử dụng), và đề nghị thanh lý tài sản công. Bài này nêu bố cục chung rồi điểm riêng của từng loại.

Bố cục chung của một Tờ trình

Thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, tên loại (TỜ TRÌNH) và trích yếu nội dung, nội dung, chữ ký, nơi nhận. Phần nội dung thường đi theo thứ tự:

• Kính gửi: cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định, nêu đúng tên.
• Mở đầu: nêu rõ xã đề nghị việc gì.
• Căn cứ và sự cần thiết: căn cứ pháp lý hoặc chỉ đạo của cấp trên, lý do phải làm ngay.
• Nội dung đề xuất: cụ thể, có số liệu thật và nguồn của số liệu.
• Kiến nghị: đề nghị rõ cấp trên làm gì, thời hạn mong muốn nếu có.
• Nơi nhận và hồ sơ kèm theo.

Loại 1: Tờ trình xin cấp, bổ sung kinh phí

Điểm quyết định là lý do và dự toán. Cần nêu tính cấp bách và hậu quả nếu chưa được cấp, dự toán tách từng hạng mục và từng khoản tiền, nguồn kinh phí đề nghị, cam kết sử dụng đúng mục đích và chế độ báo cáo, quyết toán. Số tiền ghi rõ đơn vị đồng, có thể kèm bằng chữ và phải khớp nhau. Chi tiết hơn có trong bài riêng về Tờ trình xin cấp, bổ sung kinh phí.

Loại 2: Tờ trình đề nghị về đất đai (thu hồi, giao đất, chuyển mục đích)

Đây là Tờ trình của UBND xã gửi cấp trên đề nghị thu hồi đất, giao đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc đấu giá quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai 2024. Nội dung cần có:

• Căn cứ pháp lý của việc đề nghị.
• Sự phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất.
• Thông tin thửa đất: vị trí, diện tích, loại đất, nguồn gốc.
• Mục đích sử dụng cụ thể.
• Đề nghị của xã.

Chỉ ghi số liệu khi đã có từ hồ sơ địa chính hoặc kết quả đo đạc. Diện tích, số thửa, tờ bản đồ cần khớp hồ sơ kèm theo.

Loại 3: Tờ trình đề nghị thanh lý tài sản công

Tài sản hết khấu hao hoặc hư hỏng không còn sử dụng có thể được đề nghị thanh lý bằng Tờ trình. Cần ghi đầy đủ danh mục tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, tình trạng sử dụng và lý do đề nghị thanh lý. Việc phê duyệt thuộc thẩm quyền của cấp có thẩm quyền theo quy định về quản lý, sử dụng tài sản công, không phải xã tự quyết định. Số liệu lấy từ sổ sách và biên bản kiểm kê (xem bài về kế hoạch và biên bản kiểm kê tài sản công).

6 lỗi thường gặp ở mọi loại Tờ trình

• Kính gửi chung chung hoặc sai cơ quan có thẩm quyền.
• Thiếu căn cứ hoặc dẫn căn cứ đã hết hiệu lực, chưa kiểm tra bản mới nhất.
• Đề nghị không cụ thể: không nói rõ cấp trên cần làm gì.
• Số liệu không có nguồn, hoặc không khớp với hồ sơ kèm theo.
• Gộp nhiều việc khác nhau vào một Tờ trình, khó xem xét.
• Thiếu hồ sơ kèm theo hoặc không ghi trong phần nơi nhận.

Thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định chuyên ngành về đất đai, ngân sách, tài sản công có thể được sửa đổi hoặc hướng dẫn thêm, nên cần đối chiếu văn bản còn hiệu lực khi soạn. Mọi bản nháp do AI soạn đều cần cán bộ rà soát thông tin, căn cứ, thẩm quyền và thể thức trước khi trình ký hoặc ban hành.