Cách lập Biên bản vi phạm hành chính về xây dựng, đất đai

Cách lập Biên bản vi phạm hành chính (VPHC) trong lĩnh vực xây dựng, đất đai, môi trường thường bị nhầm lẫn với việc soạn Quyết định xử phạt — thực chất đây là hai văn bản khác nhau, lập ở hai thời điểm khác nhau trong cùng một vụ việc. Công chức Địa chính - Xây dựng cấp xã cần nắm rõ cả hai để xử lý vi phạm trật tự xây dựng, lấn chiếm đất đai hay ô nhiễm môi trường đúng trình tự pháp luật.

Biên bản VPHC khác Quyết định xử phạt ở điểm nào?

Biên bản vi phạm hành chính được lập ngay khi phát hiện hành vi vi phạm, để ghi nhận sự việc khách quan tại hiện trường. Quyết định xử phạt được ban hành sau đó, dựa trên biên bản đã lập, để áp mức phạt và biện pháp khắc phục cụ thể. Không có biên bản hợp lệ thì không đủ căn cứ ra quyết định xử phạt.

Nội dung bắt buộc của Biên bản VPHC

• Thời gian, địa điểm lập biên bản.
• Người lập biên bản (họ tên, chức vụ) và người vi phạm (hoặc đại diện tổ chức vi phạm).
• Mô tả hành vi vi phạm một cách khách quan, trung thực — chỉ ghi nhận sự việc quan sát được, không suy diễn động cơ.
• Tang vật, giấy tờ bị tạm giữ (nếu có).
• Quyền giải trình của người vi phạm.
• Chữ ký của các bên; nếu người vi phạm không ký phải ghi rõ lý do và có người làm chứng.

Nội dung bắt buộc của Quyết định xử phạt

Căn cứ pháp lý áp dụng theo đúng lĩnh vực vi phạm: Nghị định 339/2026/NĐ-CP cho lĩnh vực xây dựng (từ 26/8/2026, thay Nghị định 16/2022/NĐ-CP), Nghị định 123/2024/NĐ-CP cho lĩnh vực đất đai (thay Nghị định 91/2019/NĐ-CP), Nghị định 45/2022/NĐ-CP cho lĩnh vực môi trường — cùng với Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (đã sửa đổi, bổ sung đến Luật số 88/2025/QH15). Hành vi xảy ra trước ngày nghị định mới có hiệu lực xử lý theo quy định chuyển tiếp của văn bản đó.

• Hành vi vi phạm cụ thể (dẫn chiếu đúng biên bản đã lập).
• Mức phạt tiền — chỉ ghi khi có căn cứ chính xác theo đúng điều khoản của nghị định tương ứng.
• Biện pháp khắc phục hậu quả (nếu có): buộc tháo dỡ, buộc khôi phục hiện trạng...
• Thời hạn nộp phạt và quyền khiếu nại của người bị xử phạt.

Lưu ý về thẩm quyền và mức phạt

Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền xử phạt theo Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định 189/2025/NĐ-CP hướng dẫn về thẩm quyền xử phạt (có thể đã được sửa đổi sau đó, cần đối chiếu bản hợp nhất), nhưng chỉ trong phạm vi mức phạt tối đa được phân cấp — vượt quá thẩm quyền phải báo cáo cấp trên xử lý. Mức phạt tiền cho từng hành vi cụ thể cần tra đúng điều khoản của Nghị định tương ứng (339/2026, 123/2024 hoặc 45/2022); không nên tự ước lượng hay ghi đại một con số khi chưa chắc chắn — đây là lỗi dễ dẫn đến khiếu nại hoặc quyết định bị hủy do sai thẩm quyền, sai mức phạt.

3 lỗi thường gặp

• Ra Quyết định xử phạt mà không có Biên bản VPHC hợp lệ đi kèm làm căn cứ.
• Mô tả hành vi vi phạm trong biên bản mang tính suy diễn, quy kết thay vì ghi nhận khách quan sự việc.
• Áp dụng nhầm Nghị định xử phạt giữa ba lĩnh vực xây dựng, đất đai và môi trường — mỗi lĩnh vực có khung mức phạt riêng.